Zarządzenie Nr 81/2004 z dnia 30 czerwca 2004 r. w sprawie: wprowadzenia standartów kontroli finansowej w UG Pakosław oraz w jednostkach organizacyjnych

Zarządzenie Nr 81/2004
Wójta Gminy Pakosław
z dnia 30 czerwca 2004 r.
w sprawie: wprowadzenia standardów kontroli finansowej
w Urzędzie Gminy Pakosław oraz w jednostkach organizacyjnych
==============================================================

Na podstawie art. 35 a w związku z art. 35 o ust.1 pkt.1 ustawy o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 15 poz.148 ze zmianami) zarządzam co następuje:

§ 1. Ustalam standardy kontroli finansowej w Urzędzie Gminy Pakosław oraz jednostkach organizacyjnych stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia.



§ 2. Ustalone standardy dotyczą:
1. Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów wprowadzone zarządzeniem Wójta Gminy Pakosław Nr 9/02 z dnia 4.12.2002 r.
2. Regulaminu wykonywania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Pakosław i jednostkach organizacyjnych wprowadzonych zarządzeniem Wójta Gminy Pakosław Nr 11/2002 z dnia 4.12.2002r.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.


























Załącznik
do Zarządzenia Nr 81/04
Wójta Gminy Pakosław
z dnia 30.06.2004 r.


Standardy kontroli finansowej
w Urzędzie Gminy w Pakosławiu i jednostkach organizacyjnych

I. Definicje i pojęcia.
1. Kontrola finansowa obejmuje:
1/ zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
2/ badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
3/ prowadzenia gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli.

II. Standardy kontroli finansowej.

A. Środowisko systemu kontroli finansowej
1. Uczciwość i inne wartości etyczne:
1/ Kierownik jednostki oraz pracownicy powinni posiadać taki poziom osobistej i zawodowej uczciwości, który zapewni osiągnięcie celów kontroli finansowej,
2/ Kierownik jednostki oraz pracownicy powinni być pozytywnie nastawieni do kontroli finansowej.
2. Kompetencje zawodowe:
Kierownik jednostki oraz pracownicy powinni posiadać taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwoli skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone obowiązki i zadania jak również rozumieć rozwój systemu kontroli finansowej.
3. Struktura organizacyjna:
1/ Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres sprawozdawczości powinien być spójny i przejrzysty.
2/ Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników przedstawiony jest w formie pisemnej.
4. Identyfikacja zadań wrażliwych:
1/ Kierownik jednostki powinien zidentyfikować zadania przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej jednostki oraz ustanowić odpowiednie środki zaradcze.
2/ Zestawienie zadań wrażliwych oraz procedury służące realizacji śrdków zaradczych powinny być określone w formie pisemnej i przedstawione pracownikom.
5. Powierzenie uprawnień:
1/ Zakres uprawnień dotyczących gospodarki finasowej lub majątkowej jednostki powierzonych poszczególnym pracownikom powinien być precyzyjnie określony oraz odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji i ryzyka z nimi związanego.
2/ Przyjęcie uprawnień powinno być potwierdzone podpisem pracownika.




2

B. Zarządzanie ryzykiem.
1. Monitorowanie realizacji zadań:
1/ Kierownik jednostki powinien przygotować roczny plan pracy jednostki zawierający poszczególne cele i zadania.
2/ Kierownik jednostki prowadzi bieżącą ocenę realizacji zadań na podstawie przekazanych sprawozdań.

2. Identyfikacja ryzyka:
1/ Kierownik jednostki systematycznie, nie rzadziej jednak niż raz w roku dokonuje identyfikacji zewnętrznej i wewnętrznej ryzyka związanego z osiągnięciem celów jednostki.
2/ Cele te dotyczą zarówno całej jednostki jak również prowadzonych konkretnych programów, projektów czy zadań.
3. Analiza ryzyka i podejmowania działań zaradczych:
Kierownik jednostki powinien zapewnić systematyczne poddawanie zidentyfikowanego ryzyka analizie, aby określić skutki i prawdopodobieństwo występowania danego ryzyka.

C. Informacje i komunikacja.
1. Bieżąca informacja:
Kierownik jednostki, kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy powinni otrzymać rzetelne informacje potrzebne do wypełnienia obowiązków w szczególności wynikających z przyjętego systemu kontroli.
2. Efektywny system komunikacji wewnętrznej:
W obrębie struktury organizacyjnej powinny być zapewnione mechanizmy
przekazywania ważnych informacji, które zagwarantują że każdy pracownik rozumie cele systemu kontroli finansowej, sposób jego funkcjonowania, a także swoją rolę i odpowiedzialność w tym systemie.
3. Komunikacja zewnętrzna:
Kierownik jednostki powinien zapewnić efektywne funkcjonowanie systemu komunikacji z podmiotami mającymi znaczący wpływ na osiągnięcie celów jednostki, a także działalność dotyczącą w szczególności wydatkowania lub gromadzenia środków publicznych.

D. Mechanizmy systemu kontroli finansowej.
1. Dokumentowanie systemu kontroli finansowej:
1/ System kontroli finansowej jednostki-procedury, instrukcje, zakresy obowiązków powinny być rzetelnie dokumentowane.
2/ Dokumentacja powinna być dostępna dla wszystkich pracowników, którym te informacje są niezbędne.
2. Dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych:
1/ Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze powinny być rzetelnie dokumentowane.
2/ Dokumentacja musi być łatwo dostępne dla osób upoważnionych.
3/ Dokumentacja musi być pełna oraz musi umożliwiać prześledzenie każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania oraz po zakończeniu.
4/ Operacje finansowe i gospodarcze i inne znaczące zdarzenia muszą być bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane.
3. Zatwierdzanie operacji finansowych:
1/ Kierownik jednostki lub upoważnieni przez niego pracownicy zatwierdzają wszelkie operacje finansowe i gospodarcze przed ich rejestracją.
2/ Poszczególne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych są wykonywane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione.
3
4. Podział obowiązków:
1/ Obowiązki dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzanie operacji
finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń powinny być rozdzielone pomiędzy pracowników z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego jednostki określonych w przepisach prawa.
2/ Obowiązki, które w danej jednostce muszą być rozdzielone pomiędzy różnych pracowników powinny być sporządzone w formie zestawienia.
5. Nadzór:
Realizowane zadania wynikające z przyjętego systemu kontroli finansowej powinny być właściwie nadzorowane w ramach hierarchii służbowej.
6. Rejestrowanie odstępstw:
Wszystkie przypadki, w których ze względu na nadzwyczajne okoliczności odstąpiono od procedur, instrukcji lub wytycznych muszą być uzasadnione, dokumentowane i zatwierdzone przez kierownika jednostki lub upoważnionych pracowników.
7. Ciągłość działalności:
Należy zapewnić odpowiednie mechanizmy w celu utrzymania ciągłości działalności jednostki, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych, w każdym czasie i okolicznościach.
8. Ograniczenie dostępu do zasobów:
1/ Dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych jednostki mają wyłącznie osoby upoważnione.
2/ Należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za ochronę i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki.
3/ Należy prowadzić okresowe porównanie rzeczywistego stanu zasobów z zapisami w rejestrze (inwentaryzacja, weryfikacji).

E. Ocena.
1. Ocena systemu kontroli finansowej:
Kierownik jednostki stale ocenia funkcjonowanie systemu kontroli finansowej i jego poszczególnych elementów. Zidentyfikowane problemy powinny być na bieżąco rozwiązywane.

Typ dokumentu: Zarządzenia
Kadencja: Kadencja IV (2002 - 2006)
Autor informacji: Krystyna Ilasz-Szumna
Informację wprowadził: Krystyna Ilasz-Szumna
Opublikowany dnia: 2004-06-30
Wprowadzony do BIP dnia: 2007-08-01 (przeniesienie danych z poprzedniej wersji BIP)
Zmian: 0